di Gloria Vitari
Molti di noi erano tornati alla normalità, con viaggi sui mezzi pubblici, traffico nelle città, solito tran-tran da ufficio. Sembrava tutto normale quando all’improvviso l’ultimo DPCM (consultabile qui) ha riportato in considerazione il telelavoro.
Telelavoro, lavoro da remoto, lavoro agile, WFH (work from home), smart working (la forma più evoluta di lavoro agile)… sono tutte formule lavorative che negli ultimi mesi abbiamo imparato a fare nostre nel quotidiano. Insomma si lavora da casa armati di pc aziendale: sembra facile e persino economico e rilassante (non ci dobbiamo vestire di tutto punto, ci si sveglia più tardi, etc…) eppure qualcosa non va sempre bene.
Vi è mai capitato di mangiare davanti al pc, bruciare il pranzo mentre rispondete ad una chiamata, gestire i figli cercando di mantenere silenzio e produttività fino al punto di rimpiangere la zona franca chiamata ufficio?
Se dobbiamo fare di necessità virtù è giunto il momento di riprendere lo smart working partendo col piede giusto, armati di filosofia quasi zen e disciplina: sarà piacevole e cambierà il nostro modo di vivere questa fase.
Come mail lo smart working è diventato così determinante?
Se fino all’anno scorso fare smart working era un vero simbolo di libertà, sogno da sitcom americana di qualsiasi (o quasi) lavoratore dipendente, oggi con le ultime disposizioni del Governo per contenere la propagazione del Covid-19, è diventata LA strada raccomandata per molte aziende e pubbliche amministrazioni.
Tuttavia lo smart working non è solo una semplice formula lavorativa che ci consente di contenere il contagio e agevolare il continuo svolgimento del lavoro: è anche un grande alleato della nostra salute e qualità di vita. Si inquina meno grazie ad un uso più misurato dei mezzi propri e il minore affollamento di quelli pubblici, ci consente di mangiare meglio preparandoci pranzi con ingredienti bilanciati senza accontentarci del panino rimasto al banco della tavola fredda, si riducono le tentazioni da distributore di merendine ma anche ritagliarsi dei momenti di workout.
I dati sono interessanti e a favore del tanto dibattuto lavoro agile: la produttività è aumentata almeno del 15% per lavoratore singolo, aggiungendo anche una bella riduzione del 20% del tasso di assenteismo ed una diminuzione del 30% dei costi di gestione delle strutture aziendali, senza considerare l’importante riduzione delle emissioni inquinanti, a favore dell’ambiente. Mica male, vien da dire.
Restare focalizzati con tutte le distrazioni casalinghe e non
La connessione sui social network è fonte di divertimento e al tempo stesso è una grande distrazione così come tutti i comfort di casa o la presenza dei familiari.
Uno dei grandissimi sforzi da fare prima di approcciare lo smart working in modo proficuo è separare l’ambito personale da quello professionale, fondamentale per non trovarsi in difficoltà nella gestione lavoro e famiglia.
Un secondo ostacolo classico di chi si avvicina allo smart working è la difficoltà di mantenere o trovare concentrazione che spesso porta a esaurire le proprie energie prima di completare tutti i task della giornata.
MIURA ha fatto dello smart working un tratto distintivo dell’operatività, mixando vita di ufficio a lavoro in autonomia da casa: abbiamo quindi pensato a qualche consiglio utile per gestirsi:
1 – Trovare la concentrazione e mantenerla, i mezzi di comunicazione e la disciplina.
- Usare la tecnologia (smartphone, tablet, pc) per lavorare senza dipendere da essa, stabilendo delle pause per rigenerarsi
- Essere consapevoli che lavorare da casa non significa essere sempre connessi, e ribadirlo ai colleghi
- Immaginare l’orario e il setting da ufficio, compreso abbigliamento adeguato e zona idonea
Un classico errore è quello di usare tutte le chat personali come il nostro whatsapp per lavoro, chattando con i colleghi, aprendo così nuove strade per la nostra reperibilità: è un errore assolutamente da evitare! Serve tenere separate chat aziendali e strumenti di connessione lavorativi e mezzi di comunicazione personale. Potrebbe essere interessante inserire i mezzi di reperibilità ufficiali nella e-mail, spiegando che ci si trova in lavoro agile e che per questo ci troveranno su tali strumenti. Serve avere disciplina: ne va della produttività.
2- L’orario d’ufficio è il vostro orario di lavoro ovunque siate
Qui la disciplina è fondamentale: non bisogna prendersela comoda e svegliarsi alle 9 meno 5 per andare davanti al pc con la tazza di latte e i capelli esplosi dal cuscino. Serve darsi delle piccole regole: sveglia presto, qualche esercizio fisico, colazione, una pulita e riordinata alla casa e saremo freschi per una giornata di lavoro. Siate ligi e ferrei anche concedendovi un minimo di elasticità. Replichiamo quindi l’orario di ufficio, pause (santissime) incluse e rispettiamole (e facciamole rispettare)
3- Lo smartphone è un mezzo di lavoro oltre che personale
Le notifiche di social, chat di messaggistica o chiamate varie possono essere una grande distrazione se non sono direttamente correlate al lavoro. Quindi al pari dell’ufficio, dove non bene farsi vedere immersi nel diletto social mentre siamo alla scrivania, anche in questo caso serve darsi delle limitazioni severe: teniamolo distante il giusto, nel cassetto o in tasca e sforziamoci di badarci solo nelle pause. Se è uno strumento di lavoro può essere utile mettere le notifiche social silenziose, o disattivarle nell’orario lavorativo: ci saranno e potremmo vedere tutto ma solo nel ritaglio di tempo dedicato.
Il cellulare può diventare anche un nostro grandissimo alleato assieme agli assistenti vocali (es. Alexa/Google Home): sfruttiamo il calendar per fissare tutte le task, chiediamo agli assistenti vocali di ricordarci quando è ora di pausa, o di mandare un report. E’ super utile!
4- Isoliamo le fonti di distrazione
Le notifiche, lavorare in un ambiente non chiuso ( è buona norma che per lavorare ci si possa mettere in una stanza chiusa, per far passare il messaggio che non stiamo giocando, non possiamo dare retta ai famigliari) gli eventi casalinghi (il gatto ribalta una mensola e fa un disastro) sono fonti di distrazione che possono impattare molto sulla resa.
Se può esservi utile esistono anche time tracker, anche disponibili gratuitamente come app o da installare sul pc: aiutano a gestire il tempo e monitorare quanto ci mettiamo per svolgere i vari compiti. Abbiamo parlato di disciplina: esistono app che ci aiutano a non visitare siti/social, altre che che si bloccano l’accesso solo ad alcune pagine (e ovviamente applicazioni).
5- Timer da cucina, un potente alleato
La famosa teoria del Pomodoro, no non stiamo impazzendo! Negli anni 80 Francesco Cirillo (imprenditore americano di origini italiane) utilizzo proprio un timer da cucina per determinare i giusti tempi per svolgere i compiti. Da lì è stata elaborata una famosa tecnica che mixa concentrazione e svago per mantenere alta la produttività.
Il «timer di cucina» (quello usato per il test era a forma di pomodoro, da lì il nome) vi tiene concentrati per 25 minuti a lavorare e ve ne concede 5 di svago. Ogni 4 “pomodori” vi è una pausa più lunga di 15 / 30 minuti. Se saprete che una sveglia suonerà, terrete duro.
6- Organizziamo la nostra giornata
Abbiamo quindi stilato una lista di sistemi di prevenzione dalle distrazioni, adesso non meno importante è stilare una scaletta, per ordine di importanza e urgenza, e procedere una cosa alla volta. Vedere i singoli compiti svolti e cancellare le voci dalla scaletta darà enorme soddisfazione: se non avete un programma aziendale di task management c’è keep di Google che è gratuito e funzionale. Pensate ad organizzare le attività tra urgenti e non urgenti, importanti e non importanti: la selezione sarà… naturale!
7- Organizziamo la postazione di lavoro e le pause
Siamo pronti per lavorare…ma come organizziamo la nostra postazione casalinga? Premesso che ci siamo messi addosso qualcosa di adeguato e ci siamo pettinati (questa routine è importantissima per la nostra salute mentale, non dimentichiamolo mai), adesso ci muoviamo alla postazione: pc, portapenne, quaderno (anche noi siamo affezionate agli appunti su carta per fissare le idee bene in mente), lampada..sì una lampada buona, magari dimmerabile con luce che si può orientare da calda a fredda, da posizionare dietro il pc per avere una luminosità uniforme e salvare la vista (sono diventate disponibili ovunque con una spesa davvero contenuta), acqua, bere è importantissimo, auricolari per le call…
Amici e genitori? Si sentono in pausa.
Altra cosa da non sottovalutare: scegliere la sedia più adatta che c’è in casa, magari non quella costosissima da gaming ma una soluzione che ci permetta di mantenere una postura corretta.
Le pause sono importantissime ma è essenziale gestirle al meglio. Serve organizzare gli snack salutari come noci, frutta e/o yogurt. Parlando del pranzo: usare il week end per preparare qualcosa di veloce e pronto da scaldare, come anche contorni che possano essere cotti in quantità e divisi nei contenitori. E’ importante mangiare sano!
Mens sana in corpore sano: visto che le palestre saranno chiuse (parleremo di esercizi casalinghi in modo approfondito successivamente) si possono utilizzare mini cyclette solo pedali da mettere sotto la scrivania oppure fare 20 squat a corpo libero al mattino e a pranzo… sono sì piccole abitudini ma ci salvano dalla sedentarietà.
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